In Nederland komen jaarlijks duizenden arbeidsongevallen voor. Als werkgever bent u verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving voor uw medewerkers. Heel belangrijk, want een incident kan grote gevolgen hebben. Niet alleen voor de direct betrokkenen, in de vorm van letselschade of schade aan spullen, maar vaak heeft een ongeval ook invloed op uw omzet, reputatie en bedrijfsvoortgang. Om de veiligheid op de werkvloer te bewaken zijn verschillende wetten en regels opgesteld. Deze staan aan de basis van het creëren van een veilige werkomgeving. Een aantal dingen kunt u zelf al regelen om aan de wetgeving te voldoen en -nog veel belangrijker- uw personeel en organisatie te beschermen.

Snel weten of u overal aan gedacht heeft? Volg de 6 stappen uit deze checklist.

1. Begin bij uw arbobeleid

Is uw Risico-inventarisatie en -evaluatie nog actueel? Zijn er voldoende BHV’ers? Hoe zit het met het bedrijfsnoodplan? Al deze zaken legt u vast in het arbobeleid van uw organisatie.

Het is wettelijk verplicht om dit beleid op te stellen. Een goed arbobeleid beschrijft welke regels er gelden en welke maatregelen u neemt om veilig en gezond werken te waarborgen. Na een ongeval of bij klachten van personeel, wordt door de arbeidsinspectie gecontroleerd of u zich aan de arbonormen houdt.

De basis van het arbobeleid is een Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E): daarin brengt u alle arbeidsrisico’s in kaart, van machineveiligheid en gevaarlijke stoffen tot beeldschermwerk, agressie op de werkvloer en werkdruk. Voor werkgevers met personeel is dit een belangrijk en verplicht onderdeel.

Praktische aanpak

• Inventariseer risico’s (RI&E): wat kan er misgaan? Hoe ernstig is dat? Hoe vaak kan het gebeuren? In de RI&E moeten alle mogelijke risico’s worden vastgelegd.
• Maak een Plan van Aanpak: beschrijf hoe er binnen uw bedrijf met arbeidsrisico’s wordt omgegaan en welke maatregelen u neemt om ongevallen te voorkomen. Wie doet wat, wanneer, en hoe controleert u of het werkt? Zet dit in een Plan van Aanpak. Werken er meer dan 25 mensen in uw organisatie, dan moet het plan worden getoetst door een arbodeskundige.
• Uitvoering en aanpassing: vervolgens voert u het plan uit en stelt u het regelmatig bij. Het is belangrijk om minimaal eens per jaar te beoordelen hoe het is gegaan en indien nodig het plan bij te werken. Doe dat ook bij (grote) wijzigingen in uw bedrijf. Misschien zijn er nieuwe situaties, werkprocessen of machines die nieuwe risico’s met zich meebrengen en een andere aanpak vereisen.

2. BHV, EHBO en bedrijfsnoodplan

Als er iets gebeurt, is het belangrijk dat iedereen weet wat te doen. Bedrijfshulpverlening (BHV) is voor organisaties met medewerkers een essentieel onderdeel van veiligheid: getrainde collega’s die kunnen ontruimen, eerste hulp verlenen en de eerste brandbestrijding uitvoeren. Hoeveel BHV’ers u nodig heeft, hangt af van een aantal factoren. Bijvoorbeeld de specifieke risico’s, bezetting van personeel, of er ook sprake is van bezoekers, hoe de werkroosters eruit zien en wat de opkomsttijd van de hulpdiensten is.

Daarnaast is het verstandig om een bedrijfsnoodplan te maken: een handboek voor noodsituaties zoals brand, bedrijfsongevallen of lekkages. Ook is het essentieel dat er EHBO-materiaal in het pand aanwezig is en dat dit makkelijk toegankelijk is. Zorg voor voldoende EHBO-dozen (ong. één per 50 medewerkers), controleer de inhoud regelmatig en zorg dat het materiaal wordt aangevuld wanneer er iets is gebruikt.

3. Brandveiligheid en evacuatie: plannen, routes en oefenen

Bij brand of rook telt elke seconde. Een ontruimingsplan met duidelijke instructies, taakverdeling en vluchtwegen is cruciaal. Het uitvoeren van brandoefeningen helpt om paniek te voorkomen en procedures te laten werken in de praktijk.

Let daarnaast op:

• Brandpreventie in uw pand; inrichting, opslag van brandbare stoffen, onderhoud.
• Duidelijke vluchtroutes; bewegwijzering, goed toegankelijke deuren (zonder “sleutelstress”).
• Noodverlichting waar nodig.

Voor panden gelden regels vanuit de bouwregelgeving; in sommige situaties kan ook een vergunning voor brandveilig gebruik nodig zijn, bijvoorbeeld bij hogere risico’s of veel aanwezigen.

4. Inbraak, diefstal en vandalisme: maak het zo onaantrekkelijk mogelijk

U kunt inbrekers veel ontmoedigen met een combinatie van maatregelen:

• Goed hang- en sluitwerk;
• Buitenverlichting (bij voorkeur met sensor);
• Alarmsysteem en/of cameratoezicht (waar passend).

Tip: bij diefstal en vandalisme kijkt een verzekeraar vaak ook naar de genomen beveiligingsmaatregelen. Zorg dat u weet welke preventie-eisen in uw polis staan (bijvoorbeeld type sloten, alarmklasse, sleutelbeheer). Dit voorkomt discussie achteraf en helpt schade sneller af te handelen.

5. Digitale veiligheid: uw bedrijf is óók een IT-doelwit

Digitale risico’s horen inmiddels bij vrijwel elke organisatie: phishing, ransomware, datalekken, uitval van systemen of misbruik van accounts. Om de kans op een cyberaanval te verkleinen, is het belangrijk om in ieder geval werk te maken van:

• Multifactor-authenticatie (MFA) op belangrijke accounts
• Tijdige updates/patches en het gebruik van Anti-virus software/EDR
• Goede backups (test deze ook op herstel)
• Toegangsbeheer (wie kan wat doen en met welke gegevens?)
• Duidelijke procedure (wie belt u bij een incident en wanneer?)

6. Verzekeringen: vangnet voor risico’s die u niet volledig kunt voorkomen

Allereerst is de veiligheid van uw medewerkers en uzelf natuurlijk het belangrijkst. Heeft u alle maatregelen genomen die nodig zijn voor een veilige werkomgeving, dan blijven er nog steeds risico’s over die niet volledig te voorkomen zijn. Voor deze risico’s kunt u bedrijfsverzekeringen afsluiten. Een verzekering is uiteraard geen vervanging van veilig werken, maar dient als verstandig (financieel) vangnet.

Voor veel ondernemers geldt dat in ieder geval deze “basisverzekeringen” belangrijk zijn (afhankelijk van branche en situatie):

• Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) – schade aan anderen/personen door uw bedrijf;
• Werkgeversaansprakelijkheid (vaak onderdeel van AVB) – risico’s richting personeel;
• Gebouwenverzekering en/of inventaris & goederen – bij schade aan bedrijfspand en -middelen;
• Bedrijfsschadeverzekering – voor doorlopende kosten en omzetverlies bij stilstand na een calamiteit;
• Cyberverzekering – hulp en schade bij digitale incidenten.

Afhankelijk van de branche, aard van het werk en de grootte van uw bedrijf, kunnen ook andere zaken zoals beroepsaansprakelijkheid of verzuim raadzaam zijn om te verzekeren.

Beoordeel regelmatig of uw pakket aan verzekeringen nog klopt. Vooral bij groei, een verhuizing, verbouwing, nieuwe activiteiten, meer personeel, opslag van (brandbare) materialen, of als u afhankelijker wordt van IT, is het relevant om een extra controle uit te voeren.

Wilt u weten of uw verzekeringen passen bij uw actuele veiligheidsrisico’s? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende check.

Bron: Kamer van Koophandel